Pomoc
Użytkownicy
Dowiedz się jak zarządzać użytkownikami w SODO. Z poradnika dowiesz się jak dodawać do systemu nowych użytkowników, jak ich usuwać, dezaktywować, eksportować oraz jak resetować im hasła dostępu.
-
- Żeby dodać użytkownika do SODO, kliknij w zakładkę: Użytkownicy,a następnie w przycisk Dodaj.
- Uzupełnij dane na temat użytkownika, którego chcesz dodać do systemu:
-
- Imię
- Nazwisko
- Login (generowany automatycznie na bazie imienia i nazwiska) – w tym polu nie musisz wprowadzać zmian. Pamiętaj, że użytkownik będzie mógł logować się do SODO zarówno swoim loginem, jak i adresem e-mail. Dlatego nie przywiązuj nadmiernej wagi do tego jaki login mu przypiszesz;
- Adres e-mail - wpisz służbowy adres e-mail pracownika. To właśnie na wskazany w tym polu adres e-mail będą kierowane komunikaty z systemu SODO (m.in.o utworzeniu konta użytkownika,o szkoleniach e-learningowych,o nadanych / wycofanych upoważnieniach). Jeśli nie wpiszesz w tym polu żadnego adresu e-mail (ponieważ np. zakładasz konto pracownikowi z działu produkcji, który nie posiada własnego adresu e-mail), komunikaty systemowe będą trafiały na skrzynkę mailową oddziału do którego będzie przypisany użytkownik. W większości przypadków będzie to Twoja skrzynka e-mail. Twoim zadaniem będzie przekazanie linku dostępowego dodanemu w ten sposób pracownikowi;
- Rola - nie masz możliwości edycji tego pola. Każdy dodawany użytkownik będzie domyślnie przypisany do podstawowej roli (uprawnień) – Pracownik (Rola ADO). Rola ta pozwala na dostęp do szkoleń e-learningowych przypisanych do danego profilu oraz do własnego upoważnienia do przetwarzania danych / certyfikatu;
- Oddział - nie masz możliwości edycji tego pola. Każdy dodawany użytkownik będzie domyślnie przypisany do tego samego oddziału do którego jesteś przypisany/a;
- Profil - wybierz, w zależności od tego jakie stanowisko ma nowododawany użytkownik. To właśnie pod profile są przypisane odpowiednie szkolenia (np. RODO podstawy, RODO w kadrach) oraz zakresy upoważnień;
- Po uzupełnieniu informacji kliknij w przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu ekranu. Użytkownik został dodany do systemu,a mail aktywacyjny został wysłany na jego adres e-mail.
-
- Czym się różni dezaktywacja od usunięcia? Użytkownik zdezaktywowany pozostawia w systemie „ślad” - możesz sprawdzić historię jego upoważnień (po dezaktywacji upoważnienie takiego użytkownika jest automatycznie odwoływane), szkoleń, czy aktywności w SODO. Usunięcie użytkownika powoduje „twarde” usunięcie wszystkich danych na jego temat. Ma trwały i nieodwracalny efekt, dlatego wykorzystuj tę funkcjonalność wyłącznie w ostateczności (np. w wyniku dodania użytkownika przez pomyłkę). Zarówno użytkownicy usunięci, jak i zdezaktywowani nie wliczają się do limitu aktywnych użytkowników.
- Żeby zdezaktywować / usunąć użytkownika w SODO, kliknij w zakładkę: Użytkownicy,a następnie w przycisk Akcje przy danym użytkowniku i z rozwijanej listy wybierz Dezaktywuj lub Usuń. Pamiętaj, żeby akcji Usuń używać w ostateczności!
-
- Funkcja generowania linku do resetu hasła przyda Ci się, jeśli ktoś z Twojego zespołu poprosi Cięo ponowną wysyłkę dostępu do swojego konta. Może to być spowodowane np. omyłkowym usunięciem maila z linkiem aktywacyjnym (na skutek potraktowania go jako próba phishingu), zapomnieniem hasła, wygaśnięciem linku aktywacyjnego (ze względów bezpieczeństwa link jest wyłącznie jednorazowego użytku).
- Pamiętaj, żeby w miarę możliwości przyzwyczajać użytkowników do samodzielnego korzystania z SODO. Każdy może zresetować swoje hasło za pomocą funkcjonalności Zapomnij hasło dostępnej z panelu logowania się do SODO (https://v3.sodo.com.pl). Cała procedura jest bardzo prosta i została opisana w instrukcji użytkownika, do której linkuje każda wiadomość aktywująca konto dowolnego użytkownika.
- Jeśli z jakichś względów nie jest to możliwe, każdy Admin oraz Kierownik ma uprawnienia pozwalające na wysłanie do danego użytkownika ponownie linku aktywującego konto. W tym celu przejdź do zakładki Użytkownicy. Następnie kliknij w Akcje,a następnie Zresetuj hasło. I już! Nowy link aktywacyjny do SODO został właśnie wysłany do danego użytkownika.
-
- Możesz wyeksportować wszystkich użytkowników np. w celu sporządzania raportów, czy zestawień.
- Żeby wyeksportować użytkowników kliknij w zakładkę: Użytkownicy,a następnie w przycisk Eksportuj. Możesz już pobrać listę wszystkich użytkowników w formacie CSV. Pobrany plik możesz łatwo edytować korzystając z Microsoft Excel lub z innego oprogramowania do obsługi arkuszy kalkulacyjnych (np. Calc lub Google Sheets).
Potrzebujesz bardziej
szczegółowych informacji?
Opisz problem, a my znajdziemy rozwiązanie
Dołącz