Pomoc
Rejestry
W SODO możesz prowadzić wszystkie kluczowe rejestry: Rejestr Czynności Przetwarzania (RCP), Rejestr Kategorii Czynności Przetwarzania (RKCP), rejestr przekazywania danych, rejestr naruszeń oraz rejestr realizacji praw osób. W tej sekcji pomocy dowiesz się jak to zrobić.
-
- W menu głównym po lewej stronie kliknij w Rejestry, a następnie w RCP.
- Dla ułatwienia zarządzania RCP, jes on podzielony warstowo: na zbiory danych osobowych, a następnie na procesy (czynności przetwarzania), które znajdują się w ramach tych zbiorów. Zdecydowanie zachęcamy Cię do utrzymania takiego podziału - ułatwia zarządzanie rejestrem. Jeśli jednak z jakichś względów chcesz w rejestrze prowadzić wyłącznie wykaz procesów (czynności przetwarzania), bez ich przyporządkowania pod zbiory danych - nic prostszego! Utwórz jeden zbiór danych (np. o nazwie Czynności przetwarzania), a następnie dodawaj w jego ramach wszystkie procesy.
- Pierwszym krokiem do uzupełnienia RCP jest dodanie wszystkich zbiorów danych oraz wszystkich procesów (czynności przetwarzania) w ramach poszczególnych zbiorów danych. Żeby dodać nowy zbiór danych - kliknij w pomarańczowy przycisk znajdujący się górze - Dodaj zbiór danych. Następnie wpisz nazwę zbioru (unikaj znaków „/” oraz długich nazw zbiorów - SODO je przyjmie, ale nie będziesz mieć możliwości wyeksportowania ich do Excela) oraz wszystkie nazwy procesów znajdujące się w ramach tego zbioru i kliknij w przycisk Zapisz.
- Gratulacje! RCP został uzupełniony w podstawowym zakresie. Od tego momentu możesz już m.in. nadawać upoważnienia oraz powierzenia i udostępnienia powiązując je z określonymi zbiorami i procesami.
- Drugim krokiem do uzupełnienia RCP jest uzupełnienie szczegółowych informacji na temat każdego procesu (czynności przetwarzania). Żeby to zrobić kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie nazwy zbioru danych, żeby rozwinąć listę wszystkich procesów przyporządkowanych pod ten zbiór. Następnie klilknij w Akcje przy procesie, który chcesz uzupełnić i wybierz opcję Uzupełnij szczegóły.
- Wskazówka praktyczna - jeśli planujesz dodać jakieś powierzenie przetwarzania danych, które jest powiązane z wieloma procesami (np. outsourcing do zewnętrznego IT) - nie rób tego z poziomu uzupełniania poszczególnych procesów. Znacznie szybciej i prościej dodasz takie powierzenie z poziomu funkcjonalności Przekazywanie danych -> Powierzenie. Możesz w ten sposób dodać jedno powierzenie, które automatycznie powiążesz z np. 30 procesami. Oszczędzi Ci to masę czasu!
- Żeby pobrać RCP do pliku Excel - kliknij w pomarańczowy przycisk znajdujący się górze - Generuj dokument RCP.
-
- W menu głównym po lewej stronie kliknij w Rejestry, a następnie w RKCP.
- Żeby dodać nowy wpis w RKCP, kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj przyjęcie danych w powierzenie. Uzupełnij sczegóły przyjęcia danych w powierzenie a następnie kliknij w przycisk Zapisz.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego przyjęcia w powierzenie - kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie nazwy kategorii czynności przetwarzania.
- Aby pobrać RKCP do pliku Excel - kliknij w pomarańczowy przycisk znajdujący się górze - Generuj dokument RKCP.
-
- W menu głównym po lewej stronie kliknij w Naruszenia.
- Żeby dodać nowe naruszenie ochrony danych osobowych, kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj. Uzupełnij sczegóły naruszenia, a następnie kliknij w przycisk Zapisz.
- W czasie dodawania nowego wpisu pamiętaj, żeby skorzystać z funkcjonalności automatycznej oceny ryzyka naruszenia. Ułatwi Ci to kwalifikację naruszenia i podjęcie decyzji o (nie)zgłoszeniu go do PUODO oraz (nie)zawiadomieniu osób, których dane dotyczą. Żeby wykonać taką kalkulację kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj kalkulację znajdujący się w sekcji OCENA NARUSZENIA.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego naruszenia - kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie danego naruszenia.
- Aby pobrać rejestr naruszeń do pliku Excel - kliknij w szary przycisk znajdujący się górze - Eksportuj.
-
- W menu głównym po lewej stronie kliknij w Prawa osób.
- Żeby dodać nowy wniosek o realizację praw osób, których dane są przetwarzane, kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj. Uzupełnij sczegóły wniosku, a następnie kliknij w przycisk Zapisz.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego wniosku o realizację praw - kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie danego wniosku.
- Aby pobrać rejestr realizacji praw osób do pliku Excel - kliknij w szary przycisk znajdujący się górze - Eksportuj do XLSX.
-
- W menu głównym po lewej stronie kliknij w Przekazywanie danych, a następnie Powierzenie (jeśli chcesz przejrzeć rejestr powierzeń) lub Udostępnienie (jeśli chcesz przejrzeć rejestr udostępnień).
- Pamiętaj, że oba rejestry podzielone są na dwie sekcje: przekazywanie danych POZA Twoją organizację (sekcja domyślna) oraz przekazywanie danych DO Twojej organizacji.
- Pomiędzy obiema sekcjami możesz się przełączać za pomocą TABów na górze rejestru (Powierzenie / Przyjęcie w powierzenie oraz Udostępnienie / Przyjęcie danych).
- Żeby dodać nowy wniosek o realizację praw osób, których dane są przetwarzane, kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj. Uzupełnij sczegóły wniosku, a następnie kliknij w przycisk Zapisz.
- Żeby dodać nowy wpis dotyczący przekazywania danych, kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj. Uzupełnij sczegóły, a następnie kliknij w przycisk Zapisz.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego wpisu - kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie.
- Pamiętaj, że rejestry Przekazywania danych są dwustronnie sprzężone z RCP i RKCP. Dzięki temu wszystkie zmiany wprowadzone w RCP będą automatycznie miały przełożenie w rejestrach przekazywania danych. I odwrotnie - jeśli dodasz np. nowe przyjęcie danych w powierzenie, to automatycznie pojawi się ono w RKCP.
Potrzebujesz bardziej
szczegółowych informacji?
Opisz problem, a my znajdziemy rozwiązanie
Dołącz