Polityka prywatności

Warunki przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO” lub „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”) informujemy, że:

1. Administratorem osobowych jest Lex Artist sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa (zwana dalej także „Administratorem”).
2. Przestrzeganie zasad ochrony danych nadzoruje wyznaczony u Administratora Oficer Bezpieczeństwa Danych Osobowych (OBDO), z którym można skontaktować się poprzez mail: kontakt@lex-artist.pl.
3. Dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

   Cel przetwarzania danych	Zakres i przykładowe dane	Podstawa prawna przetwarzania danych
   Zawarcie i realizacja umowy, zamówienia lub świadczenie usług SODO	Dane identyfikacyjne, kontaktowe, dane dotyczące zamówienia, rozliczeń i korzystania z usług	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy i wykonanie umowy
   Kontakt z osobami reprezentującymi klientów i kontrahentów	Imię, nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, dane podmiotu reprezentowanego	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zawieraniu i wykonywaniu umów oraz utrzymywaniu kontaktów biznesowych
   Założenie i obsługa konta użytkownika w systemie SODO	Dane identyfikacyjne, adres e-mail, dane uwierzytelniające, informacje o uprawnieniach i aktywności na koncie	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; w odniesieniu do użytkowników działających w imieniu klienta: art. 6 ust. 1 lit. f RODO
   Uwierzytelnianie za pomocą konta Google lub Microsoft 365	Adres e-mail, identyfikator konta, podstawowe dane profilu udostępnione w ramach OAuth 2.0	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – świadczenie wybranej przez użytkownika usługi; ewentualnie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do osób korzystających z systemu w imieniu klienta
   Obsługa zapytań i prowadzenie korespondencji	Dane kontaktowe, treść zapytania i korespondencji oraz inne informacje dobrowolnie przekazane przez użytkownika	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i komunikacji; jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO
   Rozpatrywanie reklamacji i zgłoszeń dotyczących usług	Dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dotyczące usługi, treść reklamacji i dokumenty załączone do zgłoszenia	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa; wobec przedstawicieli klienta – art. 6 ust. 1 lit. f RODO
   Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz realizacja obowiązków podatkowych	Dane znajdujące się na fakturach i innych dokumentach księgowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych
   Marketing bezpośredni własnych usług	Dane kontaktowe klientów, potencjalnych klientów i osób reprezentujących kontrahentów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu marketingu własnych usług
   Prowadzenie analiz i statystyk dotyczących korzystania ze Strony	Identyfikatory cookies, adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, informacje o odwiedzanych podstronach oraz interakcjach ze Stroną	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika
   Wyświetlanie osadzonych materiałów YouTube	Dane techniczne, adres IP, identyfikatory cookies, dane dotyczące odtwarzania filmów i interakcji z odtwarzaczem	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika
   Zapewnienie prawidłowego i bezpiecznego działania Strony i systemu SODO	Logi systemowe, adres IP, dane urządzenia, informacje o błędach, zdarzeniach i próbach nieuprawnionego dostępu	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, zapobieganiu nadużyciom i usuwaniu błędów
   Stosowanie cookies technicznie niezbędnych	Informacje o ustawieniach zgód, sesji i podstawowych funkcjach wymaganych do działania Strony	art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz wyjątek określony w art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej
   Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami	Dane związane z umową, płatnościami, korespondencją, reklamacjami oraz przebiegiem współpracy	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora
   Realizacja obowiązków prawnych i udzielanie odpowiedzi uprawnionym organom	Dane wymagane przepisami prawa lub objęte prawnie wiążącym żądaniem organu	art. 6 ust. 1 lit. c RODO

4. Odbiorcami danych osobowych będą podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w szczególności usługi hostingu oraz inne usługi informatyczne, a także agencje marketingowe, firmy księgowe, banki i operatorzy płatności. Odbiorcami danych będą ponadto podmioty upoważnione do odbioru danych na podstawie przepisów prawa.
5. W przypadku, gdy jestPani/Pan przedstawicielem Naszego klienta (zamawiającego) Administrator przetwarzać będzie Pani/Pana dane kontaktowe (np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe) w związku z realizowaną współpracą lub w celu jej nawiązania. W przypadku, gdy danych tych nie pozyskaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana, otrzymaliśmy je od Naszego klienta, którego jest Pani/Pan przedstawicielem.
6. Dane osobowe będą przechowywane:
   • przez okres realizowanej umowy/zamówienia, prowadzonej współpracy lub korzystania z usług,
   • przez okres prowadzenia korespondencji lub utrzymywania kontaktu,
   • do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych - w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu (przypadki opisane zostały w punkcie 3 powyżej).

   Po wskazanym wyżej okresie dane osobowe będą archiwizowane przez czas, w którym właściwe przepisy prawa nakazują przechowywanie danych lub przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, a następnie będą usuwane lub anonimizowane.

7. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa:
   1. prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych,
   2. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych - w przypadku gdy przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu i na warunkach określonych w przepisach Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych,
   3. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
8. Wszystkie wskazane wyżej prawa mają zastosowanie w zakresie wynikającym z przepisów Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Powyższe prawa można realizować poprzez wysłanie wniosku na adres: Lex Artist sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa lub w przypadku kontaktu drogą email, na adres: kontakt@lex-artist.pl
9. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe w przypadku, gdy obowiązek taki wynika z przepisów ustawy o rachunkowości oraz przepisów prawa podatkowego (w zakresie wystawiania dokumentów księgowych i ich przechowywania). Podanie danych na potrzeby realizacji pozostałych celów (opisanych w pkt. 3) jest dobrowolne, lecz może okazać się niezbędne do ich realizacji tj. udzielania odpowiedzi na zapytanie, zamówienia usługi, zawarcia i realizacji umowy lub skorzystania ze Strony.

Integracja z kontami Google i Microsoft 365 (OAuth 2.0)

Nasza aplikacja SODO oferuje możliwość integracji z kontami Google oraz Microsoft 365 w celu zapewnienia dodatkowych funkcji związanych z uwierzytelnianiem oraz przetwarzaniem wiadomości e-mail. Integracja odbywa się za pośrednictwem bezpiecznego protokołu OAuth 2.0, zgodnie z dokumentacją i politykami prywatności dostawców tych usług (Google i Microsoft).

Integracja wyłącznie w celu logowania użytkownika

Jeśli użytkownik zdecyduje się na logowanie do aplikacji SODO przy użyciu konta Google lub Microsoft 365, uzyskujemy dostęp wyłącznie do podstawowych informacji identyfikujących użytkownika, w tym:

- adresu e-mail przypisanego do danego konta i podstawowych danych dotyczących profilu użytkownika (np. jego openid).

Nie uzyskujemy dostępu do zawartości skrzynki e-mail, kontaktów, kalendarzy ani żadnych innych danych powiązanych z kontem użytkownika. Dane te są wykorzystywane jedynie do celów uwierzytelnienia oraz umożliwienia użytkownikowi korzystania z aplikacji SODO.

Integracja w celu podłączenia skrzynki e-mail

W przypadku gdy użytkownik aktywnie zdecyduje się na połączenie swojej skrzynki e-mail w ramach konta Google lub Microsoft 365 z aplikacją SODO, uzyskujemy dodatkowe uprawnienia, niezbędne do realizacji następujących funkcji:

- wysyłanie wiadomości e-mail z domeny klienta (np. iod@domena-klienta.pl) w imieniu użytkownika,

- odbieranie wiadomości e-mail w wybranym folderze skrzynki w celu ich ewidencjonowania w rejestrze żądań osób fizycznych.

W tym wariancie uzyskujemy dostęp wyłącznie do tych wiadomości e-mail, które znajdują się w uprzednio wskazanym przez użytkownika folderze. Aplikacja nie ma dostępu do pełnej zawartości skrzynki odbiorczej ani do innych folderów. Przetwarzanie odbywa się zgodnie z zasadą minimalizacji danych oraz wyłącznie w celu zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). Dodatkowo, do aplikacji trafią wyłącznie wiadomości e-mail, które znajdą się we wskazanym folderze zintegrowanej skrzynki e-mail po momencie zintegrowania skrzynki. Oznacza to, ża apliakcja nie pobierze żadnych starszych wiadomości e-mail, sprzed momentu integracji.

Uprawnienia te obejmują m.in.:

- możliwość odczytu i zapisu wiadomości e-mail w określonym folderze,

- możliwość wysyłania wiadomości w imieniu użytkownika.

Użytkownik może w dowolnym momencie cofnąć udzielone uprawnienia z poziomu ustawień swojego konta Google lub Microsoft 365.

Bezpieczeństwo i poufność

Ochrona danych osobowych ma kluczowe znaczenie dla Lex Artist. Dlatego nieustannie podejmujemy działania mające na celu zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych. Nasza polityka ochrony danych osobowych obejmuje ochronę danych, personelu, infrastruktury IT, sieci wewnętrznych i zewnętrznych, a także budynków biurowych i zasobów technicznych. Szczególną wagę przywiązujemy do ochrony danych osobowych.

Nasze podejście do bezpieczeństwa zakłada równoważenie ryzyka, wartości biznesowej, dostępnych technologii, znanych podatności i zagrożeń w celu spełnienia wymagań wynikających z obowiązujących przepisów prawa oraz zobowiązań umownych. Lex Artist wdraża odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapewnić właściwy poziom ochrony danych osobowych oraz zapobiegać ich ujawnieniu osobom nieuprawnionym – zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.

Dostęp do danych zintegrowanych z kont Google i Microsoft 365 odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów autoryzacji OAuth 2.0. Nie przechowujemy poświadczeń logowania użytkowników.

Jak chronimy dane użytkowników Google:

Polityka Cookies

1. Odwiedzając Stronę (dalej także jako „Serwis”) możemy zbierać od użytkownika informacje takie jak identyfikatory plików cookie, informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies lub innych podobnych technologii.
2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika i przeznaczone do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
3. Identyfikatory plików cookies, a także informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies lub innych podobnych technologii w niektórych sytuacjach mogą stanowić dane osobowe. W takich przypadkach stosowanie plików cookies podlega naszym Warunkom przetwarzania danych osobowych.
4. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu tj. Lex Artist sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa.
5. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
   • umożliwienia użytkownikiem korzystania z Serwisu oraz zapewnienia poprawnego działania jego funkcjonalności (Cookies niezbędne);
   • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy Serwisu korzystają z jego stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości (Cookies analityczne)
6. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.
7. W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:

   Nazwa pliku cookie	Dostawca / domena	Kategoria	Cel stosowania	Okres przechowywania
   CookieScriptConsent	CookieScript / sodo.com.pl	Niezbędne	Zapamiętuje wybory użytkownika dotyczące akceptacji lub odrzucenia poszczególnych kategorii plików cookies.	4 tygodnie i 2 dni
   _ga	Google Analytics / sodo.com.pl	Analityczne	Umożliwia rozróżnianie użytkowników oraz sporządzanie statystyk dotyczących korzystania ze Strony.	1 rok i 1 miesiąc
   _ga_5R0MMNX8W4	Google Analytics / sodo.com.pl	Analityczne	Utrzymuje informacje o stanie sesji użytkownika na potrzeby usługi Google Analytics 4.	1 rok i 1 miesiąc
   VISITOR_PRIVACY_METADATA	YouTube / youtube.com	Multimedia zewnętrzne	Przechowuje informacje dotyczące wyborów użytkownika w zakresie prywatności i korzystania z osadzonych materiałów YouTube.	5 miesięcy i 4 tygodnie
   YSC	YouTube / youtube.com	Multimedia zewnętrzne	Wspiera bezpieczeństwo sesji podczas korzystania z materiałów YouTube oraz umożliwia weryfikację interakcji użytkownika z odtwarzaczem.	Do zakończenia sesji
   VISITOR_INFO1_LIVE	YouTube / youtube.com	Multimedia zewnętrzne	Umożliwia działanie osadzonych materiałów YouTube, prowadzenie pomiarów korzystania z usługi oraz, zależnie od ustawień użytkownika w Google, personalizację treści lub reklam.	5 miesięcy i 4 tygodnie
   __Secure-YNID	YouTube / youtube.com	Multimedia zewnętrzne	Zapamiętuje preferencje użytkownika związane z YouTube, wspiera wykrywanie problemów z usługą oraz może być wykorzystywany do celów analitycznych i personalizacyjnych.	5 miesięcy i 4 tygodnie
   __Secure-ROLLOUT_TOKEN	YouTube / youtube.com	Multimedia zewnętrzne	Służy do stopniowego udostępniania nowych funkcji YouTube oraz pomiaru ich działania i wpływu na korzystanie z usługi.	5 miesięcy i 4 tygodnie

8. Wchodząc po raz pierwszy na stronę internetową Serwisu użytkownikowi wyświetli się baner, który poinformuje go o używaniu plików cookies oraz umożliwi zarządzanie nimi. Użytkownik może zarządzać plikami cookies jakie są instalowane na jego urządzeniu tj. wyrazić zgodę na wszystkie kategorie plików cookies lub tylko niektóre z nich. Może też w dowolnym momencie cofnąć udzielone zgody klikając na przycisk „Odrzucam wszystkie”. Jeśli użytkownik akceptuje instalowanie wszystkich kategorii plików cookies powinien kliknąć przycisk „Akceptuję wszystkie”. Aby zarządzać ustawieniami plików cookie dla danej kategorii plików cookie, należy kliknąć w przycisk „Szczegóły zgód”, przesunąć odpowiedni przycisk na banerze plików cookies, a następnie kliknąć w przycisk „Zapisz i zamknij”. Możliwość zarządzania plikami cookies nie dotyczy niezbędnych plików cookies, których nie można wyłączyć ani odrzucić.
9. Użytkownik może także, w każdym czasie zmienić ustawienia plików cookies w ustawieniach oprogramowania służącego do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa). Przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej.
10. Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
11. Operator Serwisu zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w Polityce Cookies. Wszelkie zmiany będą publikowane na stronie Serwisu.